Veel ondernemers weten nog niet wat een virtual assistant voor hen kan betekenen. Daarom heb ik de 10 meest gestelde vragen en antwoorden voor je op een rij gezet.

1 Welke werkzaamheden doet een virtual assistant?

Een virtual assistant is een persoonlijke assistent die haar werkzaamheden voornamelijk online uitvoert. Steeds meer ondernemers besteden ondersteunende en/of routinematige werkzaamheden uit. Vaak omdat het te veel tijd kost. De ondernemer houdt daardoor tijd over voor meer declarabele uren of wat extra vrije tijd. Daarnaast kan de virtual assistant ook als sparringpartner fungeren. Voorbeelden van deze ondersteunende werkzaamheden zijn:

• Agendabeheer
• Inboxbeheer
• Projectondersteuning
• Overzicht en structuur creëren
• Deadlines bewaken
• Emailtemplates opstellen
• Social media planning
• Nieuwsbrieven opstellen
• Versturen van mailingen

2.  Wat is het voordeel van een virtual assistant?

Een virtual assistant is flexibel in te zetten, bijvoorbeeld voor een paar uur per maand. Voor een langere of korte periode. Je schakelt een virtual assistant in wanneer jij haar nodig hebt.

 3. Kan ik niet beter iemand in loondienst nemen?

Een virtual assistant is vaak efficiënter en voordeliger. Je betaalt alleen voor de gewerkte uren. Ideaal voor ondernemers die (nog) geen vaste medewerker nodig hebben. Daarnaast is een virtual assistant een ZZP-er, waardoor je je niet druk hoeft te maken over loonbelasting, vakantiegeld, werknemersverzekeringen en dat soort zaken.

 4 Waarom online? Is iemand op kantoor niet veel gemakkelijker?

Dankzij duidelijke communicatie en het gebruik van slimme digitale tools, zoals taakbeheersystemen (bijvoorbeeld Asana of Trello) en vergadertools (zoals MS Teams of Google Meet) werkt een virtual assistant net zo effectief als iemand op locatie, soms zelfs sneller. Online werken bespaart bovendien reistijd en kosten van een fysieke werkplek.

5. Hoe weet ik dat een virtual assistant betrouwbaar is?

Heldere communicatie en duidelijke afspraken vormen de basis van een goede samenwerking. Een professionele virtual assistant werkt gestructureerd, met oog voor detail en planning. Door ruime ervaring en regelmatig overleg met de klant, wordt het werk niet alleen tijdig, maar ook op hoog niveau uitgevoerd. Je kunt rekenen op een betrouwbare aanpak en transparantie in iedere stap van het proces.

6. Zijn de kosten voor het inhuren van een virtual assistant niet heel hoog?

Omdat een virtual assistant veel werkzaamheden overneemt, heb jij tijd voor de groei van jouw bedrijf. Door een virtual assistant in te huren, investeer je in jouw bedrijf. Doordat je deze werkzaamheden niet meer zelf hoeft te doen, bespaar je juist kosten. Jij kunt jouw tijd optimaal benutten.

 7. Worden mijn gegevens vertrouwelijk behandeld?

Absoluut! Integriteit is erg belangrijk. Onze samenwerking is gebaseerd op vertrouwen en duidelijke afspraken. Jouw gegevens worden met de grootst mogelijke zorg en vertrouwelijkheid behandeld. In de samenwerkingsovereenkomst is een duidelijke bepaling opgenomen over geheimhouding, zodat je erop kunt vertrouwen dat alle informatie veilig en beschermd blijft.

 8. Werkt een virtual assistant ook met mijn systemen?

Ja, zeker. Een virtual assistant sluit naadloos aan bij de tools en processen die jij al gebruikt. Daarnaast denk ik proactief mee over mogelijke verbeteringen en efficiëntere werkwijzen. Zo blijft jouw workflow soepel en toekomstgericht.

9. Is een virtual assistant ook geschikt voor korte opdrachten?

Zeker. Je kunt een virtual assistant inschakelen voor tijdelijke ondersteuning of een specifiek project, geheel op maat.

 10. Hoe begin ik een samenwerking met een virtual assistant?

Na een kennismaking plannen we een vervolggesprek in. Dit kan via MS Teams of op locatie. Samen bespreken we jouw wensen en kijken we hoe ik je het beste kan ondersteunen. Vervolgens maken we duidelijke afspraken over hoe de communicatie verloopt en stemmen we af of een wekelijks overleg gewenst is. Via een online taakbeheersysteem kun je bovendien op elk moment de voortgang van mijn werkzaamheden volgen. Alle afspraken worden vastlegd in een samenwerkingsovereenkomst. Een virtual assistant is onmisbaar als je wil werken aan de groei van jouw bedrijf. Je creëert ruimte voor extra omzet, of juist voor meer vrije tijd met jouw gezin, precies wat jij nodig hebt.

Ben je benieuwd wat ik voor jou kan betekenen? Neem gerust contact op.