Wat is dat nou eigenlijk een virtual assistant? Wat doet een virtual assistant precies? Dat zijn vragen die ik regelmatig hoor. Het vak virtual assistant is nog niet bij iedereen bekend. De meeste mensen kennen het traditionele vak van directiesecretaresse of management assistente. Steeds meer ondernemers kiezen voor een virtual assistant. Maar wat kan een virtual assistant voor ondernemers betekenen?

Van kantoor naar de cloud

Vroeger was de directiesecretaresse of management assistente het aanspreekpunt op kantoor. Ze regelde de agenda’s, hield de correspondentie bij, plande vergaderingen en bewaakte deadlines. Onmisbaar, maar altijd fysiek aanwezig. Met de opkomst van het internet, digitalisering en flexwerken is deze rol gaan verschuiven. Zo ontstond de virtual assistant: een professional die dezelfde en aanvullende taken uitvoert, maar dan volledig online en vaak op afstand. Dankzij moderne tools kunnen ondernemers en virtual assistants flexibel samenwerken, ongeacht tijd of locatie. En dat is precies wat ondernemers vandaag de dag nodig hebben.

Wat zijn de taken van een virtual assistant?

Iedere virtual assistant heeft zijn of haar eigen specialisatie. Sommigen zijn actief in marketing, anderen richten zich op administratie, contentcreatie of klantcontact. Dit zijn voorbeelden van veelvoorkomende werkzaamheden:

• Agenda- en inboxbeheer: voor overzicht en structuur.
• Projectondersteuning: zoals het bewaken van deadlines en actiepunten via tools als Trello of Asana.
• Contentcreatie: het opstellen van nieuwsbrieven, flyers of e-mailtemplates.
• Social media beheer: plannen, posten en interactie bijhouden.
• Organisatie van vergaderingen, evenementen en trainingen.
• Planningen opstellen: van vakantie- tot reisplanningen.
• Digitaal archief aanleggen en beheren.

 Onmisbare online tools

Een virtual assistant werkt met een scala aan digitale tools om efficiënt te kunnen schakelen en overzicht te houden. Denk aan:

• Online agenda’s (zoals Google Calendar of Outlook) voor het plannen en beheren van afspraken.
• Projectmanagementtools (zoals Trello of Asana) om overzicht te houden op lopende taken en projecten.
• Communicatietools (zoals Google meet of Microsoft Teams) voor snelle en directe communicatie.
• Canva voor het maken van visuele content.
• Social media planners als Publer.
• Toggl: Voor het bijhouden van gewerkte uren en het analyseren van tijdsbesteding.

Deze digitale hulpmiddelen zorgen ervoor dat een virtual assistant altijd bereikbaar is en snel kan schakelen, precies wat ondernemers vandaag de dag nodig hebben.

De voordelen van werken met een virtual assistant

Een virtual assistant inschakelen levert ondernemers veel op:

• Uitbesteden van routinetaken: Door administratieve en repetitieve taken, zoals e-mailbeheer, agendabeheer uit te besteden aan een virtual assistant, houd je als ondernemer meer tijd over voor kerntaken en strategische beslissingen.
• Meer focus en minder afleiding: Je hoeft aan minder taken tegelijk te denken, waardoor je je beter kunt concentreren op belangrijke projecten.
• Structuur en overzicht: Een virtual assistant kan je helpen jouw taken te structureren en overzicht te houden.
• Tijdwinst en efficiëntie: Door tijdrovende werkzaamheden uit handen te geven, kun je meer declarabele uren maken en sneller groeien met jouw bedrijf.
• Flexibiliteit en schaalbaarheid: Je kunt de inzet van een virtual assistant eenvoudig aanpassen aan wisselende drukte of deadlines.

Benieuwd wat een virtual assistant voor jou kan betekenen?

Het vak van virtual assistant is een logisch vervolg op de traditionele ondersteunende functies, maar dan helemaal van deze tijd. Door slim gebruik te maken van online tools en digitale mogelijkheden, biedt een virtual assistant moderne ondernemers de ondersteuning die ze nodig hebben om te groeien. Benieuwd wat een virtual assistant voor jou kan betekenen? Neem gerust contact op!

Van to do naar done: zo krijg je echt dingen af zonder jezelf te verliezen

“Ik ben zo druk, maar aan het einde van de dag voelt het alsof ik niks echt heb gedaan.”

Die zin hoor ik zo vaak van ondernemers. Succesvolle ondernemers vol ideeën, plannen, dromen… Maar ook met eindeloos veel to do’s. Vanuit hun hart runnen ze hun bedrijf. Vanuit hun hoofd proberen ze alle ballen in de lucht te houden. En ondertussen wringen ze zich in bochten om thuis ook alles draaiende te houden.

Herkenbaar?

Het startpunt: altijd ‘aan’ staan

Misschien herken jij dit ook:

• Jouw to do lijst lijkt nooit korter te worden
• Tijdens het avondeten denk je nog aan die ene vergeten mail
• Je bent moe, maar jouw hoofd blijft gaan
• Je voelt je schuldig als je pauze neemt, want er is zo veel te doen

Je bent niet lui. Niet ongeorganiseerd. En zeker niet onbekwaam.
Je bent een ondernemer die simpelweg te veel draagt.

De shift: overzicht en structuur

Er is geen wondermiddel nodig is. Maar wel: overzicht, structuur, ademruimte.

• Door samen te kijken naar wat er echt speelt
• Door los te laten wat niet bij jou hoort
• En door slim te organiseren wat wel moet gebeuren

…ontstaat er weer grip. En vooral: rust.

Het eindpunt: van ‘druk’ naar ‘doen met aandacht’

Als er overzicht is, verandert er iets.
Niet omdat er minder gebeurt, maar omdat het anders gebeurt.
En dat heeft impact voor ondernemers:

• Ze maken keuzes met meer vertrouwen
• Ze ervaren ruimte in hun hoofd en agenda
• Ze genieten weer van hun werk en hun gezin
• Ze voelen zich weer de regisseur van hun tijd

Niet omdat alles perfect gaat. Maar omdat ze durfden te beginnen.

En nu jij?

Je hoeft het niet alleen te doen.
Je hoeft het ook niet in één keer goed te doen.
Maar je mag wel beginnen. Vandaag nog.

• Wat zou er voor jou veranderen als jouw to do lijst korter werd?
• Hoe zou jouw dag eruitzien met overzicht en ontspanning?

Ik ben benieuwd. Deel het in de reacties of stuur me een berichtje.

Veel ondernemers weten nog niet wat een virtual assistant voor hen kan betekenen. Daarom heb ik de 10 meest gestelde vragen en antwoorden voor je op een rij gezet.

1 Welke werkzaamheden doet een virtual assistant?

Een virtual assistant is een persoonlijke assistent die haar werkzaamheden voornamelijk online uitvoert. Steeds meer ondernemers besteden ondersteunende en/of routinematige werkzaamheden uit. Vaak omdat het te veel tijd kost. De ondernemer houdt daardoor tijd over voor meer declarabele uren of wat extra vrije tijd. Daarnaast kan de virtual assistant ook als sparringpartner fungeren. Voorbeelden van deze ondersteunende werkzaamheden zijn:

• Agendabeheer
• Inboxbeheer
• Projectondersteuning
• Overzicht en structuur creëren
• Deadlines bewaken
• Emailtemplates opstellen
• Social media planning
• Nieuwsbrieven opstellen
• Versturen van mailingen

2.  Wat is het voordeel van een virtual assistant?

Een virtual assistant is flexibel in te zetten, bijvoorbeeld voor een paar uur per maand. Voor een langere of korte periode. Je schakelt een virtual assistant in wanneer jij haar nodig hebt.

 3. Kan ik niet beter iemand in loondienst nemen?

Een virtual assistant is vaak efficiënter en voordeliger. Je betaalt alleen voor de gewerkte uren. Ideaal voor ondernemers die (nog) geen vaste medewerker nodig hebben. Daarnaast is een virtual assistant een ZZP-er, waardoor je je niet druk hoeft te maken over loonbelasting, vakantiegeld, werknemersverzekeringen en dat soort zaken.

 4 Waarom online? Is iemand op kantoor niet veel gemakkelijker?

Dankzij duidelijke communicatie en het gebruik van slimme digitale tools, zoals taakbeheersystemen (bijvoorbeeld Asana of Trello) en vergadertools (zoals MS Teams of Google Meet) werkt een virtual assistant net zo effectief als iemand op locatie, soms zelfs sneller. Online werken bespaart bovendien reistijd en kosten van een fysieke werkplek.

5. Hoe weet ik dat een virtual assistant betrouwbaar is?

Heldere communicatie en duidelijke afspraken vormen de basis van een goede samenwerking. Een professionele virtual assistant werkt gestructureerd, met oog voor detail en planning. Door ruime ervaring en regelmatig overleg met de klant, wordt het werk niet alleen tijdig, maar ook op hoog niveau uitgevoerd. Je kunt rekenen op een betrouwbare aanpak en transparantie in iedere stap van het proces.

6. Zijn de kosten voor het inhuren van een virtual assistant niet heel hoog?

Omdat een virtual assistant veel werkzaamheden overneemt, heb jij tijd voor de groei van jouw bedrijf. Door een virtual assistant in te huren, investeer je in jouw bedrijf. Doordat je deze werkzaamheden niet meer zelf hoeft te doen, bespaar je juist kosten. Jij kunt jouw tijd optimaal benutten.

 7. Worden mijn gegevens vertrouwelijk behandeld?

Absoluut! Integriteit is erg belangrijk. Onze samenwerking is gebaseerd op vertrouwen en duidelijke afspraken. Jouw gegevens worden met de grootst mogelijke zorg en vertrouwelijkheid behandeld. In de samenwerkingsovereenkomst is een duidelijke bepaling opgenomen over geheimhouding, zodat je erop kunt vertrouwen dat alle informatie veilig en beschermd blijft.

 8. Werkt een virtual assistant ook met mijn systemen?

Ja, zeker. Een virtual assistant sluit naadloos aan bij de tools en processen die jij al gebruikt. Daarnaast denk ik proactief mee over mogelijke verbeteringen en efficiëntere werkwijzen. Zo blijft jouw workflow soepel en toekomstgericht.

9. Is een virtual assistant ook geschikt voor korte opdrachten?

Zeker. Je kunt een virtual assistant inschakelen voor tijdelijke ondersteuning of een specifiek project, geheel op maat.

 10. Hoe begin ik een samenwerking met een virtual assistant?

Na een kennismaking plannen we een vervolggesprek in. Dit kan via MS Teams of op locatie. Samen bespreken we jouw wensen en kijken we hoe ik je het beste kan ondersteunen. Vervolgens maken we duidelijke afspraken over hoe de communicatie verloopt en stemmen we af of een wekelijks overleg gewenst is. Via een online taakbeheersysteem kun je bovendien op elk moment de voortgang van mijn werkzaamheden volgen. Alle afspraken worden vastlegd in een samenwerkingsovereenkomst. Een virtual assistant is onmisbaar als je wil werken aan de groei van jouw bedrijf. Je creëert ruimte voor extra omzet, of juist voor meer vrije tijd met jouw gezin, precies wat jij nodig hebt.

Ben je benieuwd wat ik voor jou kan betekenen? Neem gerust contact op.

Van dromen naar durven

Inspirerend, uitdagend, spannend en veel plezier, zo omschrijf ik de weg naar mijn eigen bedrijf. Nu ben ik vooral trots. Na meer dan 20 jaar gewerkt te hebben als management assistente en directiesecretaresse, heb ik besloten mijn eigen weg in te slaan. De beslissing om ondernemer te worden en mijn eigen bedrijf, Horizon Virtual Assistance, te starten, is een van de meest uitdagende stappen die ik ooit heb genomen.

Uitdagingen

Ondernemen is allesbehalve een rechte weg. Er zijn uitdagingen geweest. Het is een groei- en leerproces. Mijn zelfvertrouwen is gegroeid. Door nieuwe vaardigheden te leren, door netwerkbijeenkomsten bij te wonen en door door te zetten.

Overzicht en structuur creëren en ondernemers laten ademen

Wat mij drijft, is mijn passie voor organiseren en ontzorgen. Ik haal energie uit het structureren van chaos en het creëren van overzicht. Ik zie de stress bij ondernemers die verdrinken in hun taken, ik weet dat ik het verschil kan maken. Door werk uit handen te nemen, geef ik hen ruimte om te doen waar zij goed in zijn: hun bedrijf te laten groeien.

Van loondienst naar virtual assistant

Bij het Spierziektencentrum Nederland heb ik in loondienst ervaring opgedaan met werken op afstand. Ik regelde vergaderingen (zowel online als op locatie), organiseerde klantbijeenkomsten, regelde afspraken en verzamelde input voor de nieuwsbrief. Deze veelzijdigheid en vrijheid pasten perfect bij mij. Zo is het idee geboren om als virtual assistant verder te gaan.

De Mooie Momenten

Mijn VA diploma heb ik inmiddels behaald. Hier ben ik erg trots op! Ik heb tijdens deze opleiding veel geleerd wat ik nodig heb als ondernemer en als virtual assistant. Het was een traject vol groei, inzichten en een fijn netwerk met VA’s.

Wat ik heb geleerd

In deze fase van mijn ondernemerschap leer ik elke dag iets nieuws. Ik leer om geduld te hebben, om vertrouwen te houden in het proces en om klein te beginnen. Ik leer dat falen geen eindpunt is, maar een kans om te groeien. Ondernemen is een leerproces en iedere stap brengt me dichter bij mijn doelen en mijn droom.

Mijn toekomstbeeld

Ik droom ervan dat Horizon Virtual Assistance groeit tot een vertrouwde partner voor ondernemers. Dat ik samenwerkingen aanga die niet alleen productief, maar ook inspirerend zijn. En ik hoop een voorbeeld te zijn, niet alleen voor mijn dochters, maar ook voor anderen die twijfelen om hun droom te volgen.

Wat is jouw droom?

Heb jij ook een droom waar je mee aan de slag wilt? Of misschien herken je je in de uitdagingen waar ik tegenaan loop? Ik hoor graag jouw verhaal. Samen kunnen we elkaar inspireren om te groeien en onze dromen werkelijkheid te maken. 

PS: Wil je weten hoe ik jou als virtual assistant kan ondersteunen? Neem gerust contact met me op, dan bespreken we hoe ik jouw leven makkelijker kan maken!