AI Beleid Horizon Virtual Assistance

1. Inleiding

Dit document beschrijft het beleid en de richtlijnen voor het gebruik van AI binnen Horizon Virtual Assistance. Het doel is om AI op een verantwoorde, ethische en transparante manier in te zetten, in overeenstemming met de AI Act en andere relevante regelgeving.

2. Toepassingsgebied

Dit beleid geldt voor alle medewerkers van Horizon Virtual Assistance die AI-technologie gebruiken, inclusief maar niet beperkt tot tools zoals ChatGPT, beeldgeneratie AI en andere AI-gebaseerde software.

3. Doel van AI-gebruik

AI wordt binnen Horizon Virtual Assistance gebruikt voor de volgende doeleinden:

• Tekstgeneratie: Bijvoorbeeld: marketingteksten, social media berichten, e-mails, blog posts, productomschrijvingen.

• Vertalingen en taalondersteuning: Bijvoorbeeld: Google Translate, DeepL, AI-ondersteunde spellings- of grammaticacontrole.

• Beeldgeneratie of bewerking: Bijvoorbeeld: Canva, ChatGPT, Midjourney, DALL·E, AI-filters, AI-gegenereerde stockbeelden.

• Spraak- of audiotranscriptie: Bijvoorbeeld: notuleertools (Fireflies, Otter.ai), automatische transcriptie van interviews of meetings.

• Klantenservice automatisering: Bijvoorbeeld: AI-chatbots, FAQ-assistenten, automatische e-mailantwoorden.

• Planning en organisatie: Bijvoorbeeld: AI-agendatools, contentplanners, AI-ondersteunde projectmanagementsoftware.

• Persoonlijke assistentie: Bijvoorbeeld: ChatGPT en Claude als brainstormpartner, AI-agents die taken uitvoeren of aanbevelingen doen.

• Marketing- en verkoopoptimalisatie: Bijvoorbeeld: Plug&Pay, Shopify, ActiveCampaign met AI, Mailchimp's AI-segmentatie.

• Financieel beheer en boekhouding: Bijvoorbeeld: AI die automatisch facturen herkent, uitgaven categoriseert, btw berekent, voorspellingen maakt over cashflow of herinneringen stuurt voor onbetaalde facturen.

• Cybersecurity en fraudedetectie: Bijvoorbeeld: AI die verdachte transacties detecteert, phishingpogingen herkent, of inlogpogingen analyseert.

• Interne procesautomatisering: Bijvoorbeeld: AI die repetitieve administratieve taken automatiseert zoals archivering, contractgeneratie of interne rapportage, zoals Zapier.

4. Richtlijnen voor het gebruik van AI

4.1 Transparantie

AI-gegenereerde content wordt nooit gepresenteerd als 100% menselijk werk. Indien van toepassing worden vermeldingen toegevoegd als “Deze tekst werd gedeeltelijk gegenereerd met AI en nagelezen door een menselijke redacteur”, “Dit beeld werd gegenereerd met gebruik van AI” of “Dit gesprek wordt gevoerd met een chatbot.”
Klanten, partners, medewerkers en bezoekers worden geïnformeerd als zij interageren met AI of als er AI content wordt gebruikt.
Wanneer AI gegenereerde content publiekelijk wordt gebruikt (bijv. social media), moet dit worden aangegeven waar relevant, zoals "Deze foto is gegenereerd met AI en geredigeerd door ons team." Alles volgens de geldende richtlijnen en wetgeving.

4.2 Menselijke controle en kwaliteitsbewaking

AI mag nooit de enige bron van waarheid zijn; alle AI-uitvoer moet door een medewerker worden gecontroleerd en aangepast waar nodig.
AI ondersteunt maar vervangt geen menselijke beoordeling. Alle AI-output wordt voor publicatie of communicatie met klanten beoordeeld.
AI mag niet gebruikt worden om ongecontroleerd automatisch beslissingen te nemen over klanten, medewerkers of partners.
Als AI fouten maakt of misleidende informatie genereert, wordt deze zo snel mogelijk gecorrigeerd.

4.3 Ethisch en verantwoord gebruik

AI wordt steeds op een ethische manier gebruikt en misleiding, discriminatie en manipulatie worden ten alle tijden vermeden.
AI mag niet worden gebruikt om klanten te misleiden of valse informatie te verspreiden.
AI-gebruik in marketing of klanteninteracties blijft steeds in lijn met de waarden van het bedrijf en met eerlijke en transparante communicatie.
AI wordt niet gebruikt voor spam, misleiding of het kunstmatig beïnvloeden van beoordelingen, zoekmachines of sociale media.

4.4 Privacy en Gegevensbescherming

Er mogen geen klant- of bedrijfsgevoelige gegevens ingevoerd worden in AI-systemen zonder toestemming.
Als AI wordt ingezet voor klantinteracties of data-analysen gebeurt dit binnen de kaders van de GDPR/AVG en andere relevante wetgeving.
AI wordt niet gebruikt voor profilering, surveillance of illegale of onethische tracking.
AI-tools die gegevens opslaan of delen met derden mogen alleen worden gebruikt na een beoordeling van de privacyvoorwaarden.
AI-tools mogen enkel gebruikt worden op de beveiligde toestellen van de organisatie, niet op privé toestellen.

4.5 Verboden Gebruik

AI mag niet worden ingezet voor gebruik dat valt onder het door de EU AI Act gedefinieerde verboden gebruik, zoals voor:

Manipulatieve marketingtechnieken of misleidende reclame of het uitbuiten van kwetsbare groepen.
Een social scoring systeem.
Real-time biometrische identificatie in openbare ruimten
Emotieherkenning van medewerkers
Het ongeoorloofde scraping van gezichtdata van het internet op van camerabeelden
Discriminatoire of bevooroordeelde uitingen.
Het genereren van deepfake-inhoud of gemanipuleerde beelden van personen zonder toestemming is verboden.
Elk gebruik van AI dat in de EU AI Act valt onder hoog risico wordt in deze organisatie ook verboden, zijnde:
Werk en HR: AI gebruiken voor werving, cv-selectie, prestatie-evaluatie, promoties
Onderwijs: AI die examens beoordeelt, toegang tot opleidingen bepaalt, prestaties meet.
Toegang tot diensten: AI die beslist over krediet, verzekering, sociale voordelen of huisvesting,…
Zorg: AI die medische triage doet of toegang tot zorg beslist.
Justitie & politie: AI voor risicoprofielen, recidivevoorspellingen, bewijsanalyse.
Migratie en grenzen: AI die identiteitsdocumenten analyseert of toegang tot een land beslist.
Overheid/ publieke beslissingen: AI die invloed heeft op fundamentele rechten of democratische processen.

4.6 Duurzaamheid

Iedereen binnen de organisatie is op de hoogte van de impact die AI heeft op energie en waterverbruik. Horizon Virtual Assistance wil bijdragen aan een duurzame wereld dus AI-gebruik wordt beperkt tot noodzakelijke toepassingen om de impact op de natuur te minimaliseren.

5. Opleiding en Bewustwording

Alle medewerkers die AI gebruiken, krijgen een basisopleiding over verantwoord AI-gebruik zodat ze op de hoogte zijn van de beperkingen en risico’s van AI-gebruik. Alle interne medewerkers krijgen een AI-opleiding afgestemd op hun functie, verantwoordelijkheden en noden.

6. Website

De afbeelding van het logo van Horizon Virtual Assistance is door AI gegenereerd.

7. Verantwoordelijkheid en Toezicht

Mariska Venhovens is verantwoordelijk voor het toezicht op AI-gebruik en naleving van dit beleid. Klanten, partners en medewerkers kunnen bij vragen of twijfels over AI-gebruik terecht bij Mariska Venhovens, mariska@horizonva.nl.

Bij overtreding van dit beleid kunnen disciplinaire maatregelen worden genomen, afhankelijk van de ernst van de overtreding. De werkgever kan niet aansprakelijk worden gehouden voor schade die voortvloeit uit foutief of onzorgvuldig gebruik van AI door werknemer (intern of extern).

De AI-systemen in het bedrijf worden regelmatig geëvalueerd en er wordt gecontroleerd of ze verantwoord worden ingezet en geen ongewenste risico’s veroorzaken. Eventuele risico’s of nadelige effecten van AI-gebruik worden gemeld en aangepakt. Elke medewerker intern en extern dient zich te houden aan dit AI-beleid en dient het ontvangstdocument te ondertekenen.

8. Evaluatie en Updates

Dit beleid wordt minimaal één keer per jaar herzien om te zorgen dat het up-to-date blijft met de laatste regelgeving en technologische ontwikkelingen.

Bij aanpassingen wordt het nieuwe beleid verstuurd naar alle medewerkers ter informatie. Elke medewerker moet te allen tijde op de hoogte zijn van het huidige AI beleid en de richtlijnen omtrent AI gebruik binnen de organisatie.

Horizon Virtual Assistance | 30 mei 2026

Mariska Venhovens Janssen