Overzicht en structuur voor ondernemers voelt vaak als iets voor later. Iets wat je oppakt, zodra het wat rustiger wordt. Alleen wordt het zelden vanzelf rustiger. Je week loopt vol met klanten, emails, vragen tussendoor en dingen die net even anders lopen dan gepland. Op vrijdagmiddag heb je hard gewerkt, maar niet het gevoel dat je verder bent gekomen. Dat zegt niets over jouw discipline. Het zegt iets over waar je werkt landt en wat er gebeurt als dat op tien verschillende plekken tegelijk is.
Waarom het overzicht juist verdwijnt als je het druk hebt
Als het rustig is, houd je alles moeiteloos in je hoofd. Je weet wie je nog moet mailen, welke factuur er nog uit moet en welk idee je deze maand wilde uitwerken. Zodra het drukker wordt, kantelt dat. Er komt een klant tussendoor, een mail met een vraag die je later wilt beantwoorden, een aantekening op een papiertje. Elk los eindje kost geen tijd, maar wel aandacht. Die aandacht loopt door in je avond, precies op het moment dat je eigenlijk klaar wilde zijn.
Wat ondernemers dan vaak doen, is nog een lijst maken. Begrijpelijk, want een lijstje geeft even lucht. Maar een vierde lijstje naast je agenda, je inbox en je notitieblok maakt het beeld eerder wazig dan helderder. In mijn blog Van to do naar done schreef ik al over het afmaken van taken. Dit artikel gaat een stap eerder: hoe zorg je ervoor dat je overzicht hebt in jouw taken?
Overzicht en structuur als ondernemer begint bij een plek waar alles samenkomt
De eerste stap is simpeler dan hij klinkt. Kies een plek waar al je taken staan. Eentje. Dat kan een digitaal takenbord zijn, een taakbeheersysteem of desnoods een vast document, als het maar de plek is waar je zonder nadenken naar toe gaat. Alles wat binnenkomt en niet binnen twee minuten klaar is, zet je daar neer. Niet in jouw hoofd, niet als ongelezen mail, niet op een notitieblaadje naast je toetsenbord.
Het effect is groot. Je hoeft niet meer te onthouden, je hoeft alleen nog maar te kijken in je systeem. Dat scheelt veel ruis. Het maakt ook de volgende stap mogelijk, want wanneer je weet welke taken openstaan, kun je een beslissing nemen: wat moet eerst?
Zelf werk ik het liefst in Trello. Je ziet in een oogopslag wat er ligt, wat loopt en wat af is. Je hebt er geen handleiding voor nodig om mee te starten. Wat het voor mijn klanten prettig maakt, is dat we in hetzelfde bord werken. Zij zetten er een taak in op het moment dat die bij hen opkomt. Ik pak op wat van mij is en zij zien de voortgang zonder dat ze erom hoeven te vragen. Dat scheelt veel berichten heen en weer. Het mooiste is dat we allebei naar hetzelfde overzicht kijken, dus niemand hoeft nog te vragen hoe het ervoor staat.
Geef je week een ritme dat je kunt volhouden
Structuur ontstaat niet door je dagen vol te plannen, maar door een paar vaste momenten die er altijd zijn. Een vast blok voor je mail, zodat je inbox niet de hele dag jouw agenda bepaalt. Een blok voor het werk voor jouw klanten, op het moment dat jij het scherpst bent. Daarnaast een blok voor dat ene project dat er steeds bij inschiet, terwijl het wel je bedrijf verder brengt.
Maak van terugkerende taken een routine
Kijk eens naar wat er elke week of elke maand opnieuw langskomt. Facturen versturen, betalingen nakijken, een nieuwsbrief klaarzetten, je agenda voor de komende week doornemen. Dat soort taken kosten weinig tijd, maar wel veel denkwerk, omdat je ze telkens opnieuw bedenkt. Plan hiervoor een vast moment in jouw werkweek. Maak een sjabloon voor emails die je veel verstuurt.
Structuur werkt alleen als het bij jou past
Er bestaat geen systeem dat voor iedereen werkt. De ene ondernemer bloeit op bij een strak ingedeelde week, de ander heeft juist lucht nodig en raakt klem van te veel blokken. Begin daarom klein. Kies een plek voor jouw taken, kies twee vaste momenten in je week en houd dat een maand vol. Werkt dit, dan bouw je het uit. Werkt het niet, dan pas je het aan waar de knelpunten zitten.
Wanneer een virtual assistant voor drukke ondernemers het verschil maakt
Soms is het probleem niet dat je niet weet hoe je structuur aanbrengt, maar dat je geen ruimte hebt om hiermee te starten. Dat is precies het moment waarop meekijken helpt. Als virtual assistant bekijk ik de werkweek van mijn klanten en brengen we samen structuur aan. Daarna neem ik ook taken over: agendabeheer uitbesteden, inboxbeheer uitbesteden, of de terugkerende administratieve taken waar jij geen energie van krijgt. We werken dan samen in een gedeeld bord in Trello, zodat jij op elk moment kunt zien wat er loopt en wat er is afgerond.
Wat je daarvan merkt, is niet alleen een kortere takenlijst. Je merkt dat je ’s avonds jouw laptop dicht kunt doen zonder het gevoel te hebben dat er nog allerlei taken openstaan.
Wil jij meer overzicht en structuur in jouw werkweek? Plan een gratis kennismakingsgesprek. Dan kijken we samen wat er speelt en wat jou de meeste rust zou geven.
